Hormis le nombre illimité d’espaces de travail, la version 360 Suite de Google Tag Manager ne se différenciait pas de la version gratuite en termes de fonctionnalités, jusqu’à aujourd’hui.
GTM vient d’introduire un workflow d’approbationce qui vous permet d’exercer un contrôle supplémentaire sur les modifications transmises au site en ligne ou créées dans des versions.
Notez que cette mise à jour a également introduit un petit changement dans le interface utilisateur GTM standard – principalement, le menu qui avait l’habitude d’avoir “Créer une version”, “Publier” et “Aperçu” est maintenant changé en une disposition à deux boutons avec juste Aperçu et Nous faire parvenir comme options.
Lorsque vous cliquez Nous faire parvenirune nouvelle superposition s’ouvre avec des onglets pour créer une version, publier l’espace de travail et, si vous utilisez GTM 360, pour demander l’approbation de vos modifications.
Dans cet article, je souhaite jeter un coup d’œil sur le nouveau flux de travail d’approbation et sur son fonctionnement.
Modifications des autorisations des utilisateurs
Tout d’abord, les autorisations des utilisateurs sont plus utiles maintenant. Les niveaux d’autorisation par conteneur n’ont pas changé de nom, mais leur fonctionnalité a quelque peu changé si vous utilisez GTM 360.
-
Voir vous permet toujours de visualiser uniquement le conteneur et de prévisualiser les anciennes versions. Rien n’a changé ici.
-
Éditer vous permet d’apporter des modifications à un espace de travail, mais au lieu de créer une version et de publier une version, vous ne pouvez soumettre qu’une demande d’approbation.
-
Approuver vous permet de créer des versions et approuver demandes, mais vous ne pouvez toujours pas publier de version.
-
Publier vous donne un accès complet au conteneur.
Si vous utilisez GTM 360, la nouvelle façon de trier ces autorisations serait d’autoriser Éditer accès pour les utilisateurs qui devraient pouvoir contribuer au conteneur, mais qui doivent toujours soumettre leurs modifications dans la file d’attente d’approbation avant qu’elles puissent être créées dans une version (ou publiées).
Tu peux donner Approuver accès aux utilisateurs qui peuvent traiter cette file d’attente, commenter et approuver les demandes, mais qui n’ont toujours pas le pouvoir de mettre à jour réellement le conteneur en direct sur le site en publiant une version.
Cette nouvelle dualité est intéressante, car elle peut certainement être utilisée pour le meilleur et pour le pire. Restreindre l’accès peut créer des frictions dans une organisation, c’est pourquoi, je suppose, le flux de travail d’approbation est une fonctionnalité facultative que vous pouvez choisir d’ignorer si vous le souhaitez. Personnellement, j’aurais aimé voir un drapeau dans les paramètres qui définit le processus d’approbation comme obligatoire ou facultatif. Par obligatoire, je veux dire que même les utilisateurs disposant d’un accès complet auraient toujours besoin d’un autre membre pour approuver leurs modifications.
Comment fonctionne le processus
Tout d’abord, jetez un œil à mon illustration Powerpoint brevetée et merdique ci-dessous :
Le flux de travail démarre une fois que vous avez apporté des modifications à l’espace de travail et que vous êtes prêt à soumettre le brouillon de l’espace de travail pour approbation. Vous pouvez démarrer le processus d’approbation en cliquant sur le Nous faire parvenir bouton et ouvrir le Demande d’approbation languette.
Dans cet onglet, vous pouvez choisir un utilisateur à qui vous demandez l’approbation en cliquant sur le Choisissez l’approbateur bouton. Notez que ceci est facultatif. Si vous ne choisissez pas d’approbateur, la demande peut être traitée par n’importe quel utilisateur disposant au moins des autorisations Approuver l’utilisateur.
Ensuite, vous pouvez ajouter un Commenter à la demande. Ceci est fortement recommandé, car la saisie d’un commentaire démarre en fait un dialogue entre vous et les approbateurs. C’est un bon moyen de savoir pourquoi une demande a été rejetée, par exemple, et le fil de commentaires peut également inclure des notes sur la façon d’améliorer la qualité des modifications.
Comme auparavant lors de la création ou de la publication d’une version, vous pouvez voir toutes les modifications apportées à l’espace de travail en bas de la demande d’approbation.
Alors, que se passe-t-il lorsque vous cliquez sur le Demande bouton?
Espace de travail soumis pour approbation
Tout d’abord, le sélecteur d’espaces de travail affichera un symbole de marteau à côté du nom de l’espace de travail, indiquant qu’il y a une demande d’approbation en attente pour cet espace de travail.
Ensuite, tous les utilisateurs verront un notification bleue ou rouge à côté de l’élément de menu Approbations, qui leur indique qu’une nouvelle demande d’approbation a été soumise. Le symbole est rouge si vous êtes l’approbateur nommé qui a reçu la demande, et bleu sinon.
Il y aura également une nouvelle notification juste en dessous du menu principal, indiquant qu’il y a une approbation en attente, et le nom de l’utilisateur qui a demandé l’approbation.
Tous ces signaux d’interface utilisateur sont utilisés pour s’assurer que le flux de travail ne finisse pas par être une obstruction dans votre utilisation régulière de GTM.
Noter que un workflow d’approbation n’empêche pas les modifications apportées à l’espace de travail. Le flux de travail d’approbation n’est pas censé être un gardien – c’est plutôt un moyen pour vous de communiquer les modifications que vous avez apportées à l’espace de travail aux autres utilisateurs de GTM.
Ainsi, vous pouvez continuer à apporter des modifications à l’espace de travail, et la demande d’approbation sera simplement mise à jour avec les modifications que vous apportez.
Si vous êtes l’utilisateur qui a soumis la demande, vous pouvez toujours choisir de Retirer la demande, c’est-à-dire la supprimer du workflow d’approbation. Cela ne supprimera pas les modifications apportées à votre espace de travail, mais uniquement la demande d’approbation.
Si vous êtes une personne disposant au moins des droits d’approbation, voici ce que vous verrez lorsque vous ouvrirez l’approbation pour traitement :
Renvoyer la demande
Lorsque l’approbateur clique sur Renvoyer, si possible après avoir ajouté des commentaires à la demande, la demande d’approbation est renvoyée à l’utilisateur qui a fait la demande, et son état sera défini sur Travaux à prévoir.
À ce stade, vous devez ouvrir la demande d’approbation et voir quels commentaires ont été laissés par la personne qui l’a renvoyée (en espérant qu’elle ait laissé un commentaire !).
Une fois que vous avez terminé vos modifications, vous pouvez Soumettre à nouveau la demande (après avoir ajouté un commentaire vous-même), ou vous pouvez simplement supprimer la demande via le menu point.
En cliquant sur Resoumettre, il vous suffit de soumettre à nouveau la demande à l’utilisateur auquel vous demandez l’approbation.
Approuver la demande
Si vous disposez au moins des autorisations Approuver l’utilisateur, vous pouvez choisir d’approuver la demande (même si vous n’êtes pas l’utilisateur à qui l’approbation a été demandée).
Lorsque vous cliquez sur Approuver, la boîte de dialogue suivante s’affiche :
À ce stade, vous pouvez choisir de Nous faire parvenir les changements, c’est-à-dire la superposition avec Créer une version et Publier une version s’envole et vous pouvez valider les modifications dans la version la plus récente et/ou la version active du conteneur.
Si vous choisissez de Laisser non soumisla demande sera approuvée, mais l’espace de travail ne sera pas créé dans une version.
À ce stade, l’espace de travail peut encore être travaillé, mais les modifications ont été approuvées, ce qui signifie que la prochaine fois qu’un utilisateur cliquera sur Soumettre, il pourra uniquement créer une version ou publier l’espace de travail. Il s’agit d’un étrange état d’incertitude, et je recommanderais personnellement d’avoir la création ou la publication de la version comme dernière étape de tous les flux de travail d’approbation.
C’est l’étendue du flux de travail d’approbation, pour l’instant. Comme indiqué, l’interface utilisateur n’applique pas le flux de travail – vous pouvez continuer à utiliser GTM comme vous le faisiez auparavant. Cependant, si vous souhaitez plus de transparence et si vous souhaitez exploiter plus efficacement les niveaux d’autorisation des utilisateurs, je vous recommande au moins de jeter un coup d’œil au flux de travail.
Résumé
À bien des égards, ce changement est conforme à la direction dans laquelle Google Tag Manager s’oriente depuis la sortie d’Environnements il y a longtemps. Il est clair que les conteneurs GTM ont de nombreuses utilisations et utilisateurs, et il y a souvent beaucoup de friction dans la façon dont ces pièces mobiles s’imbriquent. Avec des choses comme les environnements, les espaces de travail et maintenant le flux de travail d’approbation, vous avez plus de contrôle sur ce qui se passe, par qui et dans quel ordre.
Ce n’est encore qu’une fonctionnalité. Vous devez toujours avoir une compréhension de son fonctionnement ainsi qu’un besoin pour utiliser la fonction Approbation. Je pense que c’est très utile dans les projets multi-utilisateurs, en particulier lorsque le conteneur est exploité par des utilisateurs qui n’ont peut-être pas une idée claire de la façon dont le conteneur fonctionne dans l’organisation actuelle.
Naturellement, j’aurais davantage apprécié cela s’il s’agissait d’une fonctionnalité de la version gratuite de Google Tag Manager, et j’espère qu’à un moment donné, cela se répercutera également sur GTM gratuit.
